În stadiul actual de dezvoltare al spațiilor de tip office, amenajarea birourilor pentru firme a devenit un element esențial atât pentru imaginea unei companii, cât, mai ales, pentru ergonomia de lucru a echipelor de angajați. Un spațiu de birou bine gândit nu numai că îmbunătățește eficiența și productivitatea angajaților, dar influențează și modul în care aceștia se simt în mediul lor de lucru și poate crea chiar premisele succesului organizației. Cu toate acestea, amenajarea unui birou pentru firmă nu înseamnă doar o simplă alegere de mobilier sau de culori pentru pereți. Este vorba, mai degrabă, de un proces riguros care necesită o planificare atentă și o înțelegere profundă a nevoilor de spațiu interior ale companiei.
În acest articol, vom explora împreună secretele amenajării unui birou open space, un concept modern ce a câștigat popularitate datorită beneficiilor multiple pe care le aduce, dar care necesită o abordare atentă. Vom discuta despre modul în care se poate realiza amenajarea unor astfel de spații de birouri pentru firme, regulile cheie pentru amenajarea biroului open space și stilurile de compartimentare interioară care se pot adopta pentru o împărțire eficientă a spațiilor de lucru și a celor comune. De asemenea, ne vom concentra pe o metodă elegantă de delimitare a spațiului, utilizând pereții despărțitori din sticlă, care conferă un aspect deschis și luminos în spațiile de birouri. Totodată, vom analiza importanța luminii naturale în interiorul birourilor, un factor de influență deloc de neglijat asupra bunăstării angajaților, dar și asupra productivității activităților desfășurate.
Indiferent dacă te afli la început de drum în procesul de amenajare a biroului firmei sau vrei să reamenajezi un spațiu de birouri deja existent, acest articol îți va oferi câteva detalii și informații utile pentru a crea un mediu de lucru optim, funcțional și creativ.
1. Amenajarea spațiilor de birouri pentru firme - etape și reguli generale cu rol de ghidare
Amenajarea spațiului de birou pentru firmă reprezintă un proces important în crearea unui mediu de lucru productiv și eficient. Fie că este vorba de un birou open space, sau de birouri individuale, planificarea atentă a spațiului este esențială.
Planificarea amenajării este etapa inițială și esențială în crearea unui mediu de lucru care să satisfacă nevoile angajaților și să contribuie la succesul companiei. Iată de ce planul de construcție este atât de important:
- Utilizarea planului de construcție ca punct de plecare. Un plan bine elaborat începe cu identificarea spațiului disponibil și a necesităților specifice ale companiei. De exemplu, se iau în considerare numărul de angajați, numărul și tipurile de departamente, spațiul comun de întâlnire, spațiul de relaxare, spațiile dedicate luării meselor sau preparării cafelei, spațiile tehnice etc. Acest plan devine o veritabilă hartă care ghidează toate etapele ulterioare ale amenajării spațiilor de birouri într-un mod mult mai clar.
- Avantajele planului de construcție în amenajarea birourilor. Un plan de amenajare bine gândit oferă o serie de avantaje. În primul rând, se poate maximiza folosirea eficientă a spațiului. Prin poziționarea strategică a pereților interiori și a mobilierului fix, se poate crea un flux de lucru eficient. Acest lucru nu numai că economisește spațiu, dar și timp, deoarece angajații pot accesa rapid resursele și pot colabora într-un mod eficient cu colegii lor.
- Flexibilitate ulterioară. La stabilirea planului de construcție, ţine cont şi de flexibilitatea dorită pentru viitor, dacă vrei ca biroul să fie adaptabil potenţialelor schimbări în organigramă sau în cazul în care apare nevoia unor spații specializate. De exemplu, cu ajutorul sistemelor culisante pentru compartimentări interioare, se pot crea sau schimba configurațiile de spații de lucru cu ușurință, fără a necesita modificări majore ale infrastructurii.
Iată câțiva pași și câteva aspecte cheie care ar trebui luate în considerare atunci când vine vorba de amenajarea birourilor pentru firme:
- Alegerea locației. Desigur, un prim pas important este alegerea locației biroului în cadrul clădirii. Accesibilitatea joacă aici un rol esențial. Un spațiu de birou accesibil și ușor de găsit este util atât pentru angajați, cât și pentru clienții companiei. Desigur, dacă este vorba de activități în care liniștea este un aspect important (așa cum ar fi, de exemplu, cazul unor birouri pentru firme de IT sau care au legătură cu creativitatea), locația spațiilor de birou ar trebui să fie mai retrasă și ferită de zgomote excesive sau trafic ridicat de persoane.
- Infrastructura tehnică. În cadrul amenajării spațiilor de birouri, este imperios necesară realizarea unei infrastructuri tehnice, care poate include conexiuni la internet, reconfigurarea rețelei electrice, poziționarea echipamentelor IT de birou, dar și instalarea de sisteme de iluminat adecvate, de sisteme de condiționare și purificare a aerului și diverse utilități.
- Mobilierul potrivit. Alegerea mobilierului adecvat este esențială pentru confortul și eficiența angajaților. Optează pentru mobilier ergonomic care să asigure o postură corectă și un mediu de lucru plăcut.
- Culori și elemente de design. Culorile și designul spațiului de birou pot influența starea de spirit a angajaților. De exemplu, culorile luminoase pot crea un mediu energizant, în timp ce nuanțele mai calme promovează concentrarea.
Birourile open space sunt acele configurări de birouri din care sunt eliminați pereții despărțitori clasici. Această abordare a amenajării birourilor a câștigat popularitate și este utilizată din următoarele motive:
- Promovează colaborarea. Unul dintre principalele motive pentru utilizarea birourilor open space este facilitarea colaborării între angajați. Spațiul deschis permite o comunicare mai ușoară și interacțiunea liberă între colegi, ceea ce duce la un schimb de idei rapid.
- Eficiență și economie. Birourile open space pot maximiza utilizarea spațiului disponibil, reducând costurile de închiriere sau de construcție. Cu mai puțini pereți și mai multe posturi de lucru în același spațiu, costurile de funcționare pot fi considerabil reduse.
- Flexibilitate. Spațiul open space este adesea configurat pentru a fi flexibil, permițând ajustarea rapidă a încăperii în funcție de nevoile organizației. Acest lucru este util în cazul în care compania suferă schimbări frecvente în componența echipei sau în activitățile sale. Folosirea pereților despărțitori din sticlă, crește semnificativ gradul de flexibilitate în amenajarea unui birou de tip open space.
- Ambianță deschisă. Spațiile de birou open space oferă o ambianță deschisă, luminoasă și aerisită, contribuind la crearea unui mediu de lucru mai plăcut. Angajații pot beneficia de lumină naturală și de o senzație de spațiu deschis.
- Promovează transparența. Această configurație de amenajare a biroului de firmă poate promova transparența și colaborarea în organizație. Managerii pot fi mai accesibili, iar angajații se simt mai conectați la viziunea și direcția firmei.
- Reducerea barierelor ierarhice. Amenajările de birouri open space pot ajuta la reducerea barierei ierarhice în organizație, ceea ce poate încuraja comunicarea deschisă și echilibrată între angajații aflați pe diverse paliere de responsabilitate și comandă.
Avantajele amenajării birourilor open space includ promovarea comunicării, creșterea eficienței, economii financiare, flexibilitate, un mediu de lucru plăcut și o cultură organizațională deschisă și transparentă. Cu toate acestea, este important să se ia în considerare și potențialele dezavantaje, cum ar fi nivelurile mai ridicate de zgomot și lipsa intimității, și să se adapteze configurația interioară la specificul firmei și la nevoile angajaților. Astfel, se poate apela la o serie de strategii de optimizare a spațiului unui astfel de birou, după cum urmează:
- Delimitarea spațiilor: Chiar dacă biroul este deschis, este necesară, de multe ori, crearea de spații distincte. Acest lucru poate fi realizat prin folosirea unor compartimentări interioare cu sticlă sau mobilier inteligent amplasat care delimitează zonele de lucru fără a le izola complet.
- Mobilier ergonomic. Este importantă și investiția în mobilier ergonomic de calitate care să ofere confort și susținere angajaților. Scaunele ergonomice și mesele reglabile pe înălțime reprezintă dotări minimale pentru amenajarea unui birou open space modern.
- Gestionarea zgomotului. Un spațiu de birou open space poate fi zgomotos, așa că ar trebui să te asiguri că ai unele strategii pentru gestionarea zgomotului. De exemplu, folosirea pereților despărțitori din sticlă cu proprietăți de izolare fonică este o modalitate simplă și modernă de a oferi spații de lucru liniștite sau săli de ședințe pentru activitățile care necesită concentrare.
- Iluminat natural. Acesta este un aspect esențial în cazul amenajării unui birou de firmă. Planifică topografia interioară a biroului astfel încât spațiul să beneficieze de iluminat natural. Studiile (conform cercetătorilor Adrie de Vries, Jan L. Souman, Boris de Ruyter, Ingrid Heynderickx și Yvonne A.W. de Kort de la Universitatea din Eindhoven, Universitatea din Nijmegen - Olanda și de la compania belgiană Philips care au publicat în 2018 un complex material intitulat ”Lighting up the office: The effect of wall luminance on room appraisal, office workers' performance, and subjective alertness” în revista online ScienceDirect), așa cum vei observa pe larg, mai târziu, în cuprinsul acestui articol, arată că lumina naturală îmbunătățește starea de spirit și productivitatea angajaților.
Prin aplicarea acestor reguli și adaptarea lor la nevoile specifice ale firmei tale, poți crea un birou open space funcțional, care să încurajeze colaborarea și productivitatea angajaților.
2. Amenajarea birourilor open space - principalele stiluri de design interior
Amenajarea biroului open space poate fi influențată în mod semnificativ de stilul pe care dorești să îl adopți. Alegerea unui stil potrivit poate contribui la atmosfera generală, la funcționalitatea biroului și, nu în ultimul rând, la armonizarea cu imaginea de brand a companiei. Iată câteva stiluri de amenajare pentru biroul open space:
- Minimalist. Acest stil se axează pe simplitate și curățenie. Mobilierul cu linii simple și culori neutre creează un mediu ordonat și liniștit, ideal pentru concentrare.
- Industrial. Un stil industrial aduce elemente precum expunerea structurii clădirii, metalul și lemnul brut. Este potrivit pentru birourile cu un aspect urban și contemporan.
- Eclectic. Acest stil îmbină elemente diverse, de la culori vibrante la mobilier variat. Este potrivit pentru birourile creative, care încurajează gândirea originală.
- Natural. Inspirat de elementele naturii, acest stil include folosirea plantelor decorative, a culorilor pământii și a materialelor naturale în birou. Stilul creează un mediu relaxant și conectat la natură.
- Corporatist. Pentru birourile cu un aspect mai formal, stilul corporatist se concentrează pe linii clare și aspect profesional. Mobilierul de înaltă calitate și culorile reținute sunt caracteristice.
- Retro. Un stil retro aduce în prim-plan amintiri ale trecutului cu mobilier și accesorii vintage. Este potrivit pentru birourile care doresc să încorporeze elemente de nostalgie în design.
- Open și aerisit: Acest stil pune accent pe spațiul deschis, cu mobilier cu profil subțire și culori deschise. Amenajarea în acest stil a biroului de firmă creează un mediu aerisit și primitor.
Alegerea unui stil depinde de cultura și personalitatea companiei și de mesajul pe care firma dorește să-l transmită angajaților, dar și clienților. Este important să te asiguri că, indiferent de stilul ales pentru amenajare, biroul reflectă valorile și obiectivele organizației, contribuind, în același timp, la confortul și productivitatea angajaților.
3. Amenajarea unui spațiu de birou cu ajutorul sistemelor de compartimentări cu pereți de sticlă
Sticla este un material uimitor pentru amenajarea birourilor. Ea are capacitatea de a permite luminii naturale să pătrundă în spațiu, creând o atmosferă luminoasă și prietenoasă. Acest lucru nu numai că îmbunătățește confortul angajaților, dar reduce și dependența de iluminatul artificial, contribuind la economisirea de energie.
Delimitarea spațiului în birourile open space cu ajutorul compartimentărilor interioare cu sticlă aduce numeroase beneficii. Sticla este un material versatil care poate contribui semnificativ la amenajarea unui spațiu de birou de tip open space, oferind transparență, izolare fonică, lumină naturală și o modalitate de separare elegantă. Există mai multe posibilități de folosire a sticlei în compartimentările ce țin de amenajarea spațiilor de birouri și anume:
- Instalarea de pereți despărțitori din sticlă - care pot delimita zonele de recepție, sălile de ședințe și chiar spațiile individuale. Pereții despărțitori din sticlă prezintă o serie de avantaje:
- Lumină naturală abundentă. Sticla permite luminii să pătrundă în profunzimea biroului, creând un mediu mai plăcut și stimulant.
- Deschidere și conectivitate. Cu pereții despărțitori din sticlă, angajații se simt mai conectați, deoarece pot vedea ce se întâmplă în alte zone ale biroului. Acest lucru poate încuraja colaborarea și comunicarea între departamente.
- Intimitate și transparență. Pereții din sticlă sunt fonoizolanți și pot oferi și intimitate atunci când este necesar. De exemplu, pentru ședințe sau discuții private, peretele din sticlă poate fi echipat cu sisteme de opacizare sau folii de protecție a intimității.
- Instalarea de sisteme culisante pentru compartimentări interioare - reprezintă o soluție ingenioasă pentru a transforma spațiul birourilor în medii flexibile și eficiente. Sistemele culisante sunt structuri modulare sau compartimentări care permit ajustarea spațiului în funcție de necesități. Acestea constă din panouri ce se pot deplasa orizontal pentru a crea compartimentări interioare sau elibera spaţiul într-un mod rapid și simplu. Sunt extrem de versatile, iar designul lor poate varia de la modele simple la soluții mai complexe, inclusiv uși culisante și panouri mobile. Utilizarea sistemelor culisante în amenajarea birourilor aduce o serie de beneficii semnificative:
- Flexibilitate. Aceste sisteme culisante pentru compartimentări permit o adaptare ușoară a spațiului în funcție de nevoile curente. De exemplu, se pot crea rapid spații de ședințe sau spații de lucru individualizate, în funcție de cerințele de moment.
- Eficiență. Prin eliminarea nevoii de construire a pereților ficși, se economisește spațiu și se optimizează gradul de utilizare al biroului. Angajații pot beneficia de un mediu de lucru mai deschis, mai relaxat.
- Estetică. Sistemele culisante contribuie la aspectul estetic al biroului. Ele pot fi personalizate cu materiale și culori care se potrivesc cu brandingul companiei, imprimând un plus de profesionalism și stil.
- Izolare fonică. Multe sisteme culisante sunt concepute cu izolare fonică îmbunătățită, fapt care asigură un mediu de lucru mai liniștit, chiar spațiul este deschis.
- Economie de energie. Prin ajustarea spațiului cu ușurință, se poate economisi energie. Spațiile nefolosite pot fi închise pentru a reduce cheltuielile de încălzire sau răcire.
Indiferent de stilul ales pentru amenajarea biroului open space, compartimentarile interioare cu sticlă pot reprezenta o opțiune excelentă pentru a crea un mediu de lucru plăcut, eficient și confortabil.
4. Amenajarea spațiilor de birouri - rolul luminii naturale și efectele acesteia asupra activității umane
Lumina naturală este un element esențial de care trebuie să se țină cont în amenajarea birourilor, având un impact semnificativ asupra bunăstării și performanței angajaților. De fapt, mai multe studii și cercetări în domeniul efectelor luminii naturale asupra angajaților care desfășoară muncă de birou (printre care se poate cita - ca fiind cel mai revelator - studiul profesorului Alan Hedge, de la Departamentul de Design și analiză a Mediului din cadrul Universității Cornell din Ithaca, New York, SUA, publicat în 2018 în revista PRNewswire) relevă o serie de avantaje pentru firmele care țin cont de nevoia unei cantități de lumină naturală cât mai mare în spațiile de lucru.
Iată câteva detalii despre importanța și avantajele luminii naturale la birou:
- Efecte benefice asupra performanței. Studiile arată că lumina naturală poate îmbunătăți semnificativ performanța angajaților. Cei care lucrează în spații de birou bine luminate natural sunt mai productivi și au o calitate mai bună a muncii lor.
- Bunăstarea angajaților. Lumina naturală contribuie la starea de bine a angajaților. Aceasta are un efect relaxant și poate reduce nivelurile de stres și de anxietate asociate cu munca de birou. De asemenea, lumina naturală abundentă poate contribui la reducerea oboselii ochilor cauzate de lumina albastră a monitoarelor computerelor, laptopurilor și a telefoanelor mobile utilizate aproape continuu pe parcursul unei zile de lucru.
- Consum redus de energie electrică. Utilizarea luminii naturale poate reduce costurile cu electricitatea în birouri. Acest lucru nu numai că economisește bani, dar și contribuie la sustenabilitate pe termen lung.
- Concentrare și pozitivism. Lumina naturală sporește concentrarea angajaților și crește nivelul de concentrare la locul de muncă. Angajații au tendința de a lucra mai eficient și de a se simți mai pozitivi într-un mediu bine luminat în mod natural. De asemenea, gradul de satisfacție legat de locul de muncă pare a fi substanțial mai ridicat la angajații care lucrează în birouri care primesc lumină naturală.
- Amenajarea spațiilor de birou open space și productivitatea. Amenajarea birourilor open space cu accent pe lumina naturală poate duce la un mediu de lucru mai productiv prin eliminarea problemelor legate de oboseală și de apariția disconfortului cauzat de lumina artificială a monitoarelor și a iluminatului electric.
Aceste aspecte subliniază importanța adusă luminii naturale în amenajarea birourilor pentru a crește performanța angajaților și a le asigura o experiență de muncă mai plăcută și sănătoasă.
În concluzie, amenajarea unui birou într-o firmă necesită atenție la detalii pentru a crea un mediu de lucru optim. Ergonomia, utilizarea din plin a luminii naturale și delimitarea spațiului de birou open space cu soluții de compartimentări interioare cu sticlă sunt elemente cheie pentru locații de lucru moderne și eficiente.
Sursă foto: pixabay.com, valedo.ro
Amenajarea biroului de firmă - calea către eficiență și productivitate prin compartimentări interioare cu sticlă