POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE (GDPR) – VALEDO SYSTEMS SRL
Website: valedo.ro
Ultima actualizare: 08.01.2026
Această Politică de Confidențialitate explică modul în care VALEDO SYSTEMS SRL („Valedo”, „noi”) prelucrează datele cu caracter personal atunci când vizitezi website-ul nostru, folosești formularele (inclusiv calculatorul AiVA), aplici la un job sau interacționezi cu noi prin canalele de comunicare și rețelele sociale.
1) Cine suntem (Operatorul de date)
Operator de date: VALEDO SYSTEMS SRL
Sediu: Șos. Olteniței nr. 208, Corp C5–C6, Popești-Leordeni, Ilfov, România
ONRC: J23/6123/2022
CUI: 29022201
Reprezentant legal: Dl. Constantin Nicu – Administrator
Telefon: +4 (031) 437 9882
E-mail contact: contact@valedo.ro
Contact GDPR (drepturi / solicitări): contact@valedo.ro
2) Cui i se aplică această Politică
Această Politică se aplică atunci când:
vizitezi website-ul valedo.ro;
completezi formulare (Contact, Devino Distribuitor, alte formulare de pe site);
folosești calculatorul AiVA (formular step-by-step cu logică condițională);
soliciți ofertă personalizată printr-un distribuitor/colaborator zonal (ales de tine);
te abonezi la newsletter;
ne contactezi prin e-mail/telefon/WhatsApp;
interacționezi cu paginile noastre de social media (Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, Pinterest, YouTube);
aplici la un job prin pagina de cariere / formularul de aplicare.
3) Ce date personale prelucrăm
În funcție de interacțiunea ta, putem prelucra următoarele categorii:
3.1 Date de identificare și contact
nume și prenume;
e-mail;
telefon (de exemplu: în AiVA este furnizat doar dacă îl completezi; în formularul de aplicare la job poate fi solicitat);
companie (acolo unde este cerută în formular);
localitate/zonă (dacă este necesară pentru alegerea distribuitorului/partenerului).
3.2 Date despre proiect (AiVA / cereri ofertă)
parametri introduși în calculator (tip proiect, dimensiuni, opțiuni, configurații);
rezultatul estimării (inclusiv documentul PDF/fișierul cu calculația estimativă).
3.3 Date tehnice (online)
adresă IP, identificatori online, date despre browser/dispozitiv, pagini vizitate, acțiuni pe site;
cookie-uri și tehnologii similare (în funcție de setările tale de consimțământ).
3.4 Conținutul comunicărilor
mesajele pe care ni le trimiți prin formulare, e-mail, WhatsApp, social media;
eventuale atașamente trimise voluntar de tine.
3.5 Date de recrutare (aplicare job / CV)
nume, e-mail, telefon;
link/profil profesional (ex. LinkedIn), dacă este solicitat;
CV, scrisoare de intenție (dacă este furnizată), calificări, diplome/certificări, experiență profesională;
răspunsuri la întrebări din formular (ex. prezentare, abilități, disponibilitate etc.);
notițe de interviu, rezultate evaluări (dacă se aplică), referințe (dacă sunt solicitate și furnizate);
alte informații pe care le incluzi în mod voluntar în documente/comunicări.
3.6 Date din apeluri telefonice (VoIP / înregistrare / transcriere) Prelucrăm, după caz:
număr de telefon (apelant și/sau apelat), data/ora, durata apelului, status (preluat/pierdut), agent/extensie;
conținutul apelului (voce) – dacă apelul este înregistrat;
transcrierea apelului (text) și, după caz, notițe/etichetări asociate conversației;
date tehnice de rutare (ex. extensie, coadă, identificatori VoIP), strict în măsura necesară funcționării centralei.
4) De unde colectăm datele
direct de la tine (formulare, AiVA, aplicare job, e-mail, telefon, WhatsApp);
automat prin cookie-uri/tehnologii similare (în funcție de consimțământ);
din interacțiunile tale cu paginile noastre de social media (în limitele setărilor tale și ale platformelor respective);
în recrutare, din referințe (doar dacă este relevant și ai fost informat sau dacă ne furnizezi tu datele de contact ale persoanei de referință).
5) Scopuri, temeiuri legale și exemple (Art. 6 GDPR)
Mai jos găsești ce facem cu datele și pe ce temei legal.
5.1 Răspuns la solicitări (formular Contact / e-mail / telefon / WhatsApp)
Scop: să îți răspundem, să oferim informații, să gestionăm solicitări.
Date: nume, e-mail, telefon, companie, mesaj.
Temei legal:
Art. 6(1)(b) – demersuri la cererea ta înainte de încheierea unui contract (ofertă/informații), și/sau
Art. 6(1)(f) – interes legitim (gestionarea comunicării, prevenirea abuzului, securitate).
5.2 Calculatorul AiVA (estimare + trimitere PDF)
Scop: să îți generăm o estimare de cost și să îți trimitem PDF-ul/fișierul cu calculația.
Date: nume (obligatoriu), e-mail (obligatoriu), telefon (doar dacă îl furnizezi), parametri proiect + rezultat estimare.
Temei legal: Art. 6(1)(b) – demersuri precontractuale la cererea ta (tu soliciți estimarea).
Notă despre „checkbox”: bifarea din AiVA confirmă că ai luat la cunoștință prelucrarea datelor pentru livrarea estimării și comunicarea aferentă solicitării. Marketingul (newsletter/remarketing) se face doar pe bază de consimțământ separat, unde este cazul.
5.3 Ofertă personalizată prin distribuitor/colaborator zonal (ales de utilizator)
Scop: dacă dorești ofertă personalizată (măsurători/transport/montaj), poți alege un distribuitor/colaborator zonal; la cererea ta, transmitem datele necesare către distribuitorul ales.
Date transmise: nume, e-mail, telefon (dacă l-ai furnizat), parametri proiect + calculația/estimarea (inclusiv PDF-ul, unde este cazul).
Temei legal: Art. 6(1)(b) – demersuri precontractuale la cererea ta.
Roluri GDPR (foarte important)
Valedo este operator pentru colectarea inițială a datelor pe site/AiVA și pentru transmiterea acestora către distribuitorul ales, la cererea ta.
Distribuitorul ales acționează, de regulă, ca operator independent pentru activitățile sale (ofertare, măsurători, contract, transport, montaj, service) și își stabilește propriile scopuri și mijloace de prelucrare.
La momentul alegerii distribuitorului, îți sunt prezentate datele de identificare/contact ale acestuia, iar distribuitorul îți poate furniza propria informare/politică de confidențialitate.
5.4 Newsletter (single opt-in)
Scop: să îți trimitem noutăți, oferte, informații despre produse/servicii.
Date: e-mail (și, după caz, preferințe).
Temei legal: Art. 6(1)(a) – consimțământ.
Single opt-in: abonarea se face prin completarea adresei de e-mail și confirmarea acțiunii de abonare pe site (fără confirmare suplimentară pe e-mail).
Dovada consimțământului: putem păstra informații tehnice asociate (data/ora abonării, sursa, IP) pentru a demonstra consimțământul.
Dezabonare: te poți dezabona oricând din linkul de dezabonare din e-mail sau prin cerere la contact@valedo.ro.
5.5 Recrutare – aplicare la job (CV)
Scopuri:
să primim și să procesăm aplicația ta pentru postul vizat;
să evaluăm calificările/experiența;
să te contactăm și să organizăm interviuri/evaluări;
să verificăm referințe (dacă este cazul);
să îmbunătățim procesul de recrutare;
să respectăm obligații legale aplicabile.
Date: date de contact + CV + informații din interviuri/evaluări, după caz.
Temei legal:
Art. 6(1)(b) – demersuri precontractuale (în vederea unei posibile relații de muncă/colaborare),
Art. 6(1)(c) – obligații legale (unde este aplicabil),
Art. 6(1)(f) – interes legitim (organizarea recrutării și apărarea drepturilor noastre în caz de litigii),
Art. 6(1)(a) – consimțământ (în situații specifice, de exemplu dacă vrei să păstrăm CV-ul în „talent pool” peste perioada standard sau pentru alte scopuri care necesită consimțământ).
Ce NU îți recomandăm să incluzi în CV (date sensibile)
Te rugăm să eviți includerea în CV sau în mesajele tale a datelor care nu sunt necesare recrutării, în special:
origine rasială/etnică, convingeri religioase/politice, apartenență sindicală;
date despre sănătate (cu excepția cazului în care soliciți în mod explicit acomodări rezonabile, iar atunci furnizezi strict minimul necesar);
numere de identificare națională (CNP/CI), istoricul infracțional etc.
Dacă totuși ne trimiți astfel de informații în mod voluntar, vom încerca să le limităm utilizarea la strictul necesar sau să le ștergem/redactăm, în măsura posibilului.
5.6 Funcționarea și securitatea website-ului
Scop: administrare, mentenanță, prevenirea incidentelor de securitate, jurnalizare (loguri), detectarea fraudei/abuzului.
Date: IP, identificatori online, loguri tehnice, evenimente.
Temei legal: Art. 6(1)(f) – interes legitim (securitatea și funcționarea serviciilor).
5.7 Analiză trafic și marketing digital (cookie-uri opționale)
Scop: statistici (măsurarea audienței), îmbunătățirea conținutului, măsurarea conversiilor și campanii de marketing/remarketing.
Temei legal: Art. 6(1)(a) – consimțământ (pentru cookie-uri opționale / trackere).
Putem utiliza (în funcție de consimțământul tău) tehnologii precum:
Google Analytics / Google Tag Manager;
Google Ads (măsurare conversii/remarketing);
Meta Pixel (Facebook/Instagram);
Pinterest Tag;
Plausible Analytics.
În viitor: este posibil să implementăm și alte instrumente (de ex. TikTok Pixel, LinkedIn Insight Tag). Dacă le implementăm, acestea vor fi reflectate în setările de cookie-uri și în această Politică.
5.7 Telefonie (centrală VoIP integrată în Odoo) – înregistrarea și transcrierea apelurilor
Scopuri:
gestionarea solicitărilor telefonice (cereri ofertă, informații, suport);
îmbunătățirea calității serviciilor și instruirea personalului;
documentarea discuțiilor comerciale și clarificarea solicitărilor (inclusiv pentru a evita neînțelegeri);
securitate și prevenirea abuzurilor/fraudei;
apărarea drepturilor noastre în cazul unor reclamații/litigii.
Ce prelucrăm:
date de contact și metadate apel (număr, dată/ora, durată);
înregistrarea audio (dacă este activată) și transcrierea (text) asociată.
Informare la apel:
apelantul este informat la inițierea apelului că apelul poate fi înregistrat.
Temei legal:
Art. 6(1)(f) – interes legitim (asigurarea calității, documentarea solicitărilor, securitate, apărarea drepturilor); și/sau
Art. 6(1)(b) – demersuri precontractuale/contractuale, atunci când apelul privește o cerere de ofertă/serviciu.
Opoziție / alternativă:
dacă nu dorești înregistrarea, poți solicita o modalitate alternativă de comunicare (ex. e-mail). În măsura în care este posibil operațional, vom continua interacțiunea fără înregistrare.
Transcriere locală în Odoo (fără serviciu terț dedicat):
transcrierea se realizează în cadrul platformei Odoo utilizate de Valedo, ca funcționalitate internă asociată sistemului de telefonie/VoIP, în scopurile de mai sus. Nu luăm decizii cu efect juridic semnificativ exclusiv pe baza transcrierii.
6) Cookie-uri și tehnologii similare
Website-ul folosește cookie-uri. La prima vizită, îți cerem opțiunea printr-un banner (de tip „Permite toate” / „Doar esențialele”).
6.1 Ce tipuri de cookie-uri folosim
Esențiale (necesare): funcționare, securitate, sesiune, preferințe.
Statistice (opționale): analiză trafic/perfomanță.
Marketing (opționale): reclame, conversii, remarketing.
Social/embedded (opționale): conținut integrat (ex. video) și interacțiuni sociale.
6.2 Cum îți modifici opțiunile
Îți poți schimba oricând preferințele privind cookie-urile:
din banner (la prima vizită) și/sau
din setările de cookie-uri ale website-ului (recomandăm să existe un link permanent în footer: „Setări cookie”).
7) Cui divulgăm datele (Destinatari)
Divulgăm datele numai dacă este necesar, către:
7.1 Distribuitorul/colaboratorul ales de utilizator
Atunci când soliciți ofertă personalizată și alegi un distribuitor, îi transmitem datele și calculația relevante (inclusiv telefonul, dacă l-ai furnizat).
7.2 Furnizori IT și de găzduire / platformă
Website-ul rulează pe platforma Odoo (inclusiv componente de găzduire/mentenanță). Furnizorii pot avea acces limitat, strict pentru operare și suport, în condiții contractuale și de securitate.
7.3 Furnizori de analiză și marketing (doar cu consimțământ cookies)
De exemplu: Google, Meta, Pinterest, Plausible (în măsura în care ai acceptat cookie-uri opționale).
7.4 Recrutare – persoane/entități cu acces la CV
Datele tale din recrutare pot fi accesate doar de:
departamente interne relevante (HR/management) implicate în recrutare;
furnizori IT/ suport tehnic;
furnizori de recrutare/evaluare (dacă este cazul);
autorități publice, dacă există obligații legale.
7.5 Furnizori de telefonie/VoIP și suport tehnic
Putem divulga date strict necesare (metadate apel și, după caz, înregistrări/transcrieri) către furnizori IT implicați în operarea centralei telefonice și a soluției VoIP integrate în Odoo, exclusiv pentru mentenanță, suport și funcționare, în baza obligațiilor contractuale și a măsurilor de securitate.
7.6 Autorități și obligații legale
Putem divulga date către autorități publice dacă avem o obligație legală sau dacă este necesar pentru apărarea drepturilor noastre.
8) Transferuri internaționale (în afara SEE)
Unele servicii utilizate (în special cele de analiză/marketing sau platforme de comunicare) pot implica transferuri de date către țări din afara Spațiului Economic European (ex. SUA). În astfel de situații, folosim garanții adecvate, precum:
Clauze Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană, și/sau
măsuri suplimentare, după caz.
9) Cât timp păstrăm datele (Retenție)
Păstrăm datele doar cât este necesar pentru scopurile menționate, apoi le ștergem sau le anonimizăm.
Orientativ:
Solicitări (Contact / e-mail / WhatsApp): până la soluționare + ulterior, de regulă, până la 24 luni pentru evidența comunicării (dacă nu devine relație contractuală).
AiVA (date + estimare/PDF): de regulă, până la 24 luni de la ultima interacțiune.
Transmitere către distribuitor: Valedo păstrează evidența trimiterii conform termenelor de mai sus; distribuitorul are propriile termene ca operator independent.
Newsletter: până la retragerea consimțământului (dezabonare) + o perioadă scurtă pentru evidența dezabonării.
Recrutare (CV / aplicare job): datele din recrutare sunt păstrate, de regulă, până la 3 ani de la finalizarea procesului de recrutare sau până la o solicitare de ștergere din partea ta (oricare survine prima).
Date contractuale/financiar-contabile (dacă devii client/partener): pe durata relației + conform obligațiilor legale de arhivare (de regulă, 10 ani pentru documentele financiar-contabile, unde se aplică).
Loguri de securitate: de regulă între 30 și 180 zile, în funcție de necesități.
Apeluri telefonice (înregistrări și/sau transcrieri):
- Metadate apel (număr, dată/ora, durată, status): de regulă 24 luni.
Înregistrări audio și transcrieri: de regulă 12 luni, cu posibilitatea păstrării mai îndelungate doar dacă este necesar pentru soluționarea unei solicitări în curs, investigarea unui incident, gestionarea unei reclamații sau pentru apărarea drepturilor noastre (de exemplu, în caz de litigiu).
10) Drepturile tale (Cap. III GDPR)
Ai următoarele drepturi:
dreptul de acces;
dreptul la rectificare;
dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”);
dreptul la restricționarea prelucrării;
dreptul la portabilitatea datelor (unde este aplicabil);
dreptul la opoziție (în special pentru prelucrări în interes legitim și marketing direct);
dreptul de a retrage consimțământul (pentru prelucrările bazate pe consimțământ), fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere.
10.1 Cum îți exerciți drepturile
Trimite o cerere la contact@valedo.ro cu subiect „GDPR – Drepturi persoană vizată”.
Putem solicita informații suplimentare pentru a-ți verifica identitatea (doar dacă este necesar).
10.2 Autoritatea de supraveghere
În România, autoritatea competentă este ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal).
11) Comunicarea prin WhatsApp
Dacă alegi să ne contactezi prin WhatsApp, conversația este gestionată pe infrastructura WhatsApp, iar prelucrarea se supune și politicilor WhatsApp/Meta.
Îți recomandăm să nu trimiți informații sensibile (de ex. date medicale, CNP etc.). Vom folosi datele primite doar pentru a răspunde solicitării tale.
12) Social media (Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, Pinterest, YouTube)
Suntem prezenți pe aceste platforme. Când interacționezi cu paginile noastre (like, comentariu, mesaj), platforma respectivă poate prelucra datele tale ca operator (separat de noi), conform propriilor politici.
Noi folosim interacțiunile pentru:
comunicare și relații cu publicul;
marketing și informare;
analiză agregată a performanței paginilor (statistici oferite de platforme).
13) Profilare și decizii automatizate
Putem utiliza instrumente de marketing care creează audiențe sau segmente pentru reclame (remarketing), pe baza cookie-urilor și a consimțământului tău.
Nu luăm decizii cu efect juridic semnificativ asupra ta bazate exclusiv pe prelucrare automată.
14) Securitatea datelor
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor, cum ar fi:
conexiuni criptate (HTTPS);
control acces și autentificare;
limitarea accesului intern la „need-to-know”;
backup și monitorizare;
proceduri interne privind incidentele.
În cazul înregistrărilor/transcrierilor apelurilor, accesul este limitat strict la personal autorizat, pe bază de roluri, iar datele sunt protejate prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate (control acces, audit, backup, protecție în tranzit).
15) Minori
Website-ul nu este destinat minorilor. Dacă aflăm că am colectat date de la minori fără bază legală, le vom șterge.
16) Modificări ale Politicii
Putem actualiza această Politică pentru a reflecta schimbări legislative, tehnice sau operaționale. Vom publica versiunea actualizată pe website, cu data ultimei actualizări.
Linkuri utile