Sarcini si responsabilități
- Conformitate și reglementări legale in fata autorităților:
- Ține evidența tuturor avizelor, autorizațiilor, licențelor și certificatelor necesare companiei.
- Urmărește termenele de expirare ale acestora și inițiază procedurile de reînnoire.
- Creează și menține o bază de date actualizată a acestor documente legale
- Menține legătura cu autoritățile relevante (ex. Primărie, APM, ISU, ITM, ANAF, DSP).
- Participă la controale și inspecții, oferind documentele necesare și susținând conformitatea companiei.
- Reînnoirea periodică a autorizațiilor ISCIR pentru echipamentele din fabrică.
- Administrare documente legale și contractuale
- Gestionarea contractelor de închiriere, furnizori, prestări servicii, parteneriate comerciale.
- Monitorizarea termenelor de expirare și reînnoire.
- Coordonarea semnării, arhivării și actualizării documentației oficiale.
- Organizarea arhivei fizice și digitale a companiei.
- Implementarea unui sistem clar de etichetare și căutare rapidă a documentelor.
- Protejarea documentelor sensibile prin politici de acces și confidențialitate.
- Monitorizarea și implementarea legislației de mediu
- Elaborarea și menținerea documentației de mediu
- Comunicarea eficienta cu firmele terțe responsabile de politica de mediu.
- Coordonează colectarea selectivă, reciclarea și eliminarea deșeurilor.
- Evidența lunară a deșeurilor atat menajere cat si selective și raportarea către firmele terte responsabile.
- Resurse umane (Referent Resurse Umane):
- Întocmirea și actualizarea contractelor de muncă, acte adiționale, decizii.
- Gestiunea dosarelor de personal, adeverințe, cereri de concediu, evidența documentelor angajaților.
- Colectarea și verificarea documentelor necesare pentru angajare.
- Ținerea evidenței pontajului și concediilor, raportarea către firma de HR.
- Întocmirea și eliberarea documentelor solicitate de angajați (adeverințe pentru medic, bancă, dosare de recuperare etc.).
- Sănătate și siguranță în muncă (SSM și PSI):
- Organizarea și coordonarea instruirilor SSM, PSI și GDPR pentru angajați.
- Urmărirea valabilității stingătoarelor și a truselor medicale.
- Verificarea și înlocuirea semnalizării PSI și SSM în fabrică.
- Planificarea controalelor medicale și gestionarea dosarelor de sănătate.
- Gestionarea echipamentelor de protecție și asigurarea respectării utilizării acestora.
- Administrare flotă auto:
- Gestionarea contractelor de leasing, închirieri și întreținere pentru vehiculele companiei.
- Urmărirea și programarea inspecțiilor tehnice periodice (ITP).
- Monitorizarea valabilității asigurărilor RCA și CASCO.
- Coordonarea reviziilor periodice și a reparațiilor necesare.
- Facilități și managementul clădirii:
- Gestionarea întreținerii și reparațiilor pentru facilități.
- Asigurarea conformității clădirii cu reglementările de siguranță și mediu.
- Gestionarea contractelor de utilități și servicii pentru clădire.
- Implementarea planurilor de urgență și siguranță pentru clădire.
- Achiziții administrative și gestionarea contractelor
- Achiziționarea consumabilelor de birou și gestionarea acestora.
- Efectuarea comenzilor de catering și protocol pentru întâlniri interne.
- Gestionarea bonurilor de masă, bonurilor cadou de sărbători și voucherelor de vacanță.
- Monitorizarea și optimizarea cheltuielilor administrative:
- Crearea și gestionarea bugetului pentru cheltuielile administrative lunare.
- Raportarea și analiza periodică a costurilor administrative pentru optimizare.
- Identificarea oportunităților de reducere a costurilor și implementarea soluțiilor eficiente.
Experiență necesară
Abilități și competențe necesare
- Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală, în format oficial (contracte, adrese, notificări, cereri)
- Abilități de urmărire și actualizare a termenelor legale și contractuale
- Capacitatea de a colabora cu instituții publice și furnizori externi (Primărie, ISU, ITM, ANAF, DSP, firme SSM, mediu, flotă etc.)
- Cunoștințe de legislație de mediu și bune practici ecologice pentru coordonarea colectării selective și a raportărilor privind deșeurile
- Cunoștințe de legislația muncii și procese administrative HR, inclusiv capacitatea de organizare a instruirilor SSM/PSI și urmărirea conformității
- Gestionarea pontajului, concediilor și colaborarea cu firma de salarizare
- Planificare și monitorizare pentru revizii tehnice, asigurări auto și întreținerea flotei
- Abilități de gestionare a achizițiilor administrative și a protocolului intern
- Competențe avansate de operare PC (Excel, Word, Google Drive, arhive electronice)
- Inițiativă și autonomie în colectarea de informații și luarea deciziilor necesare pentru conformarea legală
- Abilități excelente de organizare și arhivare (atât fizic, cât și în format digital)
Experiență necesară
- Minimum 3–5 ani experiență în roluri administrative, operaționale sau HR într-o companie privată (preferabil IMM)
- Cel puțin 2 ani experiență în gestionarea documentelor legale și contractuale, inclusiv relația cu instituții publice (ex. Primărie, ISU, ITM, ANAF, DSP)
- Experiență directă în administrare resurse umane (întocmire contracte, pontaj, adeverințe) – minim 1–2 ani
- Expunere la activități de SSM/PSI și conformare legală (coordonare instruiri, menținerea documentației specifice)
- Experiență în colaborarea cu firme externe pentru mediu (raportare deșeuri), flotă auto, utilități și servicii administrative
- Experiență în facility & fleet management (întreținere clădiri, revizii auto, ITP, asigurări) – avantaj
- Experiență în achiziții administrative (consumabile, servicii interne, protocol) și gestionarea bugetelor operaționale
Studii și educație necesară
- Studii superioare finalizate în unul dintre următoarele domenii:
- Administrație publică / Științe administrative
- Drept / Științe juridice
- Management / Științe economice
- Resurse umane sau psihologie (avantaj)
- Cursuri / certificări complementare – constituie un avantaj:
- Inspector / Referent Resurse Umane
- Responsabil SSM / PSI
- Cursuri pe legislația de mediu sau managementul documentelor
- Cunoașterea limbii române la nivel profesional, scris și vorbit (stil oficial)
- Cunoașterea limbii engleze – nivel mediu (pentru contracte sau corespondență externă – avantaj, nu obligatoriu)
De ce Valedo ?
De 14 ani, Valedo Systems oferă stabilitate, încredere și perspective reale pentru angajații săi. Dacă îți dorești un loc unde munca îți este apreciată, unde ai siguranță și unde poți evolua, ai ajuns în locul potrivit!
🎯 Ce înseamnă să lucrezi la Valedo Systems?
- 💼 Un job sigur – Creștere constantă și investiții pe termen lung.
- 📅 Program de lucru stabil – Fără surprize, astfel încât să îți poți planifica viața personală.
- 🏭 Condiții optime de lucru – Mediu organizat, echipamente moderne și procese eficiente.
- 📈 Creștere profesională – Posturi clare, responsabilități bine definite și salarii competitive.
- 🎁 Beneficii suplimentare – Pachet flexibil adaptat nevoilor tale.
Care-i programul de munca?
📌 Programul nostru este gândit astfel încât să ofere confort și productivitate lucrând 4 zile cu jumate de ora in plus, pentru a avea vinerea mai scurtă!
🕒 Orar de lucru:
- Luni - Joi: 🏭 08:00 - 17:00 (inclusiv 1 /2oră pauză de masă)
- Vineri: 🏁 08:00 - 15:00 (finalizare mai devreme cu 2 ore)
🎯 Avantaj: Acest program le permite angajaților din producție să beneficieze de un final de săptămână mai relaxat, menținând în același timp eficiența în activitățile de producție.
Beneficii salariale
🎯Politica noastră salarială este concepută pentru a asigura echilibrul între motivația angajaților și sustenabilitatea organizației, recompensând performanța, asumarea responsabilităților suplimentare și contribuția la obiectivele strategice.
🔹 La Valedo Systems, TU îți configurezi pachetul salarial!
Pachetul salarial este in totalitate configurabil conform nevoilor tale personale, știm că fiecare angajat are nevoi și priorități diferite. De aceea, îți oferim libertatea de a-ți personaliza pachetul salarial, astfel încât să se potrivească stilului tău de viață, obiectivelor financiare și preferințelor personale.
Ce beneficii poți include în pachetul tău salarial?
💰 Pachet financiar flexibil
- Salariu competitiv cu posibilitatea de a aloca o parte către pensie facultativă (Pilon III)
🍽️ Beneficii pentru alimentație
- Bonuri de masă sau
- Prânz asigurat la locul de muncă
🏥 Sănătate și bunăstare
- Asigurare medicală privată
- Abonament la sală sau activități de wellness
📖 Educație și dezvoltare
- Decontare pentru cursuri de formare și specializare
- Sprijin financiar pentru educația copiilor (creșă/grădiniță)
🚍 Transport și mobilitate
- Decontare transport public
- Decontare carburant pentru cei care vin cu mașina personală
- Mașină de serviciu (pentru anumite poziții)
🎯 Pe lângă pachetul salarial total personalizat, vine cu următoarele beneficii:
- Salarii reale pe cartea de munca și transparente.
- Al 13-lea salariu în două transe.
- Bonus de ziua de naștere
- Bonuri cadou de Crăciun și Paște.
- Bonuri cadou pentru 1 iunie(daca ai copii)
- Buget in valoare de 5 000 lei anual pentru cursuri de specializare profesionala pe care vrei sa le urmezi
- Condiții de muncă excelente cu un spațiu organizat, curat si încălzit
- Un program de lucru respectat, fără munca in ture cu vinerea mai scurta
- Un loc de munca unde performantele sunt evaluate in urma măsurării indicatorilor de performanță nu după sentiment sau după păreri personale
- Profit Share la atingerea procentuală a profitului net din CA
